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浅谈办公室档案工作的规范化管理

来源:文摘精选 编辑:admin 时间:2018-11-14 22:49

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浅谈办公室档案工作的规范化管理

作者:代文婷

来源:《办公室业务》2018年第01期

【摘要】在医院精细化管理中,办公室档案工作的规范化、标准化是医院档案管理的关键,是整个医院协调、掌握、高效管理运行的有效保证。本文对规范办公室档案管理工作的主要内容、办公室档案工作的发展方向、规范办公室档案管理工作的意义进行论述分析。

【关键词】医院精细化管理;办公室档案;规范管理;内容;发展方向;意义

办公室档案管理是医院稳定高效发展的重要保证,建立系统、科学、民主的档案管理制度对于单位的发展极为重要。档案是医院发展的见证者、重大历史事件的承载者,更是医院各发展阶段的凝练和体现者。如何利用档案这一载体,反映医院办公室工作开展情况。医院办公室档案的规范化管理建设,就是按照规范化的质量和效率,强化系统思维意识,以适应医院标准化、规范化、科学化运行的需要。

一、规范办公室档案管理工作的主要内容

(一)规范办公室档案管理工作的前提是制发公文。大部分办公室档案的前身为公文。如何制定与规范发布公文,直接影响其质量的好坏,也决定着未来办公室档案及其管理工作规范水平。提升制发公文的规范性,一是要增强规范意识,提高公文的质量。严格遵照国家相关规定,如规格尺寸统一的A4纸型。二是要确保字迹清晰,提高公文的保存性。无论公文是打印或草拟,要确保有清晰明了的字迹。三是要严格签发手续,提高公文的准确性。对公文制发的签发手续、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理,格式拟定标准,在行文中避免简称及不规范的字,有助于运用信息化检索方式的实行。

(二)规范办公室档案管理工作的准则是立卷归档。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难,也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索造成不利影响。文件的归档要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则,延续我国对文书处理的实践准则,从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在实际工作中应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》,另外需处理好如下三项内容:一需正确掌握立卷归档文件的时间性,只有达成目前文件任务才可立卷归档。二需确立重点及合理分工。现实操作中应重视资料及文件的区别,详细问题需详细剖析。三需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次,严格把守住全宗的出入口,禁止不能归档的文件进入。让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。

(三)规范办公室档案管理工作的保障是案卷质量。在实际操作中可看出,办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到。立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作

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