高校档案管理的现代化探讨

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2024-06-18
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下面小编给大家整理了高校档案管理的现代化探讨，本文共10篇，供大家阅读参考。

高校档案管理的现代化探讨

随着信息高速公路的建设与发展,档案管理现代化已成为高技档案实际工作急需解决的问题.要加速实现档案管理现代化,应从退步实现管理思想现代化、管理手段的`现代化、管理人员的现代化、管理机构的现代化和管理标准的现代化入手.

高校人事档案管理现代化之我见

高校人事档案工作是高校教育事业重要的组成部分,是高校发展、社会发展的.需要,在信息量不断增长的现在,怎样通过先进的管理方式才能高效、超前、迅速的为高校教学、管理和各项工作提供优质服务,这必然给高校档案工作提出了更高的要求.

档案管理现代化

【摘要】档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势，也是高科技发展的必然结果。

档案管理只有早日实现现代化，跟上信息社会的发展潮流，才能从根本上使档案事业有所提高。

【关键词】档案管理;现代化;重要性;管理措施

0.前言

档案管理现代化主要包括管理手段的现代化、管理方法的现代化以及产生的管理工作的新模式。

档案管理手段的现代化主要是利用计算机完成文档一体化管理，运用多媒体技术实现档案管理的数字化，运用网络技术和虚拟技术实现档案管理的网络化。

1.档案管理现代化概述

档案管理现代化是指用科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。

概括起来主要有三方面的工作：一是运用成熟的新技术，科学地保管好档案，延长档案寿命;二是利用计算机及其网络技术、数字化技术，开发档案信息资源为社会各界服务;三是收集、积累、整理电子文件。

1.1档案资源信息化

档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。

信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的主要内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

1.2档案保护现代化

随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等，这些档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁性的，有磁带、磁盘、光盘等不同形式。

新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。

因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

1.3档案管理手段现代化

管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。

首先是档案现代管理方法和理论的应用。

通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。

其次是先进的技术手段应用。

要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

2.档案管理现代化的重要性

2.1时代发展的要求

新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。

而随着现代化的电子信息技术和高新科技在全世界范围内的迅猛发展，计算机、网络等第三次科技革命带来的新技术、新手段在社会生活的各个领域和部门中得到大范围的普遍运用。

自动化办公和无纸办公已经成为现代企业发展的一个新趋势，而档案管理工作作为现代企业不可缺少的一环，必须不断进行管理方法和理念的改革，使其跟上时代发展的步伐，朝着实现现代企业档案管理的现代化发展。

2.2工作效率的要求

现代企业的发展越来越重视工作效率，办公自动化正是顺应这个发展趋势而产生的，提高工作效率，节约办公时间和办公资源，是市场经济时代的主流发展方向。

而如果一直沿用过去传统的档案管理模式，就必然会出现办公效率低下、查询时间长、管理资源浪费过多等现象，这样的档案管理方式严重影响了对档案管理的利用效率。

档案管理部门也很有可能成为企业的鸡肋部门。

从另一个角度来说，企业内部实行的办公自动化也对档案管理的现代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企业的电子档案库，这样既方便资料查询、提高了档案管理工作的效率，也有利于节约档案管理资源。

2.3档案保护和利用的要求

对档案的的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理的现代化。

许多档案由于存放的时间过长，再加上对档案的防护措施不足，导致有些纸质的档案材料由于长期因疏于保护而出现脱落、模糊等现象。

此外，传统的'档案资料保管方式非常落后，不利于其他部门的随时查阅，在企业内部，也不利于档案资源信息的共享，而在同一时间段，几乎不能同时与他人同时掌握相关的档案资料，降低了档案信息的利用效率，不利于实现各项工作的高效性和机动性。

3.实现档案管理现代化的重要措施

3.1实现管理现代化

增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。

档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。

在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，实现主动式服务、开放式服务。

引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.2加强各项档案管理制度建设

大力宣传国家《档案法》，做到严格贯彻执行。

形成领导和员工在思想上做到高度重视，真正认识档案在企业发展中的重要作用。

使得企业真正重视档案工作基础设施建设，加强档案管理的各项规章制度建立和进一步完善，做到思想上高度重视，行动上积极主动，不断学习，更好的开展业务。

3.3实行档案管理的规范化、标准化、信息化

这就要求我们在做好传统的纸质版档案的归纳整理存档等工作的同时，对于企业内部网络运转系统的网上办公等方式，即文件在网上的传阅、审批、阅办，到最后事情办理完毕，文件的归档，要极为熟悉。

并且在整理电子文档时更加注重文档的真实性、完整性、有效性、保密性。

实现对电子文档的前端控制和全程管理，做到电子文档的网上网下的全程控制、整理和记录。

档案管理的标准化即要求档案管理要依据企业的特点、标准，运用相关的辅助计算机应用程序系统，来实施企业的档案管理。

实现档案的网络检索、建立档案的卷、表、目等目录，为实现档案管理的标准化打下良好的基础，也利于档案的信息化建设。

档案管理员对于行业的档案管理专业知识及新的科技手段的学习也要与时俱进，全面提升自身的综合素质，做到与企业、时代发展的脚步保持一致。

使企业的档案管理实现现代化，更好的适应和服务企业管理、发展的现代化，提升企业的市场竞争力和发展潜力。

3.4加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。

要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。

逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

4.结束语

档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势，档案管理工作人员，一定要及时提高自身的专业水平，不断学习先进的科学技术，尽早掌握现代化技术和信息技术知识，并且将这种知识运用到实际的工作中去，积极主动的引进先进科技去完善档案管理工作，从而推动档案管理工作逐步实现现代化。

摘要：档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。

档案管理是一门严谨的科学，档案价值的实现取决于如何有效地利用它为政治、经济、文化以及社会各项事业提供信息服务，让“死档案”变成“活信息”。

本文就当前我国高等专科学校档案管理存在的问题及对策进行了思考，对社会主义各项事业的建设具有十分重要的指导意义。

关键词：档案;现代化;管理

1 档案管理存在的问题

1.1 档案管理手段落后。

目前，我国的档案管理还比较落后，很多档案管理部门没有电脑等现代化管理设备对信息进行集中存储处理，就连起码的分类装订、防火、防蛀的设施也不具备。

管理人员还是依靠手工方式和原始手段完成档案的装订保管工作，这不但费时费力，效力低下，而且影响到档案的长期安全保存和迅捷方便使用。

因此，档案管理工作要向现代化管理迈进，是当务之急的一项改革。

1.2 管理从业人员素质不高。

目前，我国专科学校档案管理的工作人员普遍素质比较低，大多数以前都不是学档案管理的，没有高学历，对自身工作的认识也不够，有“做一天和尚撞一天钟”的思想，缺乏学习本职工作的积极性，创新更无从谈起。

有的工作人员就是高等专科学校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的临时工，专业人才相当匮乏。

档案管理还是过去计划经济体制下的工作的延续，相对比较呆板，没有活力，领导也不是很重视，导致高等专科学校档案管理工作停滞不前，阻碍了高等专科学校档案事业的发展。

1.3 对档案工作重视不够。

这个问题普遍存在，领导和教职工的档案意识都比较淡薄。

例如：形成的材料处室上交不及时，造成年度立卷归档工作不能按时完成，以及材料收集不齐全，分散在处、组、室甚至个人的手中，都严重影响了学校档案的系统性和完整性。

1.4 资源不足和浪费。

盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。

档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。

人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。

单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求。

2 进一步强化档案意识，妥善确立档案工作目标

2.1 强化档案意识，规范档案管理。

档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。

因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。

学校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。

每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。

同时，要针对各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。

2.2 增强档案意识，建立高等专科学校档案领导体制。

档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。

结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。

建立相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构。

2.3 以档案管理者为本是做好档案工作的关键。

在知识经济时代，知识和人才是发展的关键要素。

面对快速发展、充满竞争的社会，要保持档案事业持续发展，档案管理者队伍建设至关重要。

档案管理者在档案的接收、管理、提供服务、信息开发等方面都担任着重要角色。

档案管理者不仅是档案信息库的建造者和维护者，更是档案信息资源和利用者之间的桥梁和纽带，是高质量档案信息产品的设计者、操作者。

因此，具有高素质和创新整理精神的'档案管理者是档案事业蓬勃发展的基本保证。

要以人为本，为档案管理者的学习、培训、工作、生活创造条件，给他们更多的关心，做到以“事业留人、感情留人、适当的待遇留人”，积极创造有利于档案管理者成长的良好环境。

要引进年轻、高学历的专门人才从事档案管理工作，改变了过去档案管理者队伍学历低、年龄偏大的局面。

3 结语

总之，档案是历史的见证，是人类活动的记录，更是认识和把握客观规律的重要依据，由此可见，学校档案管理是学校工作的保障和依据，具有重要意义。

当今时代，机遇和挑战并存，若不能及时把握机遇，发展的希望便会失之交臂。

因此，高等专科学校档案工作应面对改革的新形势，立足并校后的现实状况，采取有效措施，促进档案工作新的发展。

档案管理现代化【2】

摘要：档案管理现代化是由先进的管理理念和管理技术支撑的一种管理环境，它能产生比传统档案管理更大的社会效益和经济效益。

当前我国档案管理现代化建设已取得了很大成就，但仍存在着若干问题。

因此，有必要对我国档案管理现代化建设情况进行深入分析和研究，总结经验，找出问题并提出对策，以真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济社会建设。

关键词：档案管理现代化现状问题对策

档案管理现代化，就是应用现代管理学原理，采用现代管理方法和现代管理手段即应用先进技术和先进设备，对档案进行科学管理，不断提高工作质量和工作效率，使档案的基础工作、贮藏保护、提供利用等工作达到现代化水平，有效地为国家建设服务。

其包括档案管理观念现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等三个方面。

随着信息技术的发展，档案管理现代化已成为档案界的热点。

一、档案管理现代化发展进程

档案管理现代化也是一个与科技发展同步的渐进过程，是一个有重点、有步骤地代替手工管理、解决实际问题的发展进构。

然而，档案管理现代化也是一个相对的概念，过去曾经先进实用的技术与管理方法，现在也许就落后于实践发展了。

因此简要地回顾―下档案管理现代化的发展演变过程，有助于探讨当前的档案管理现代化中存在的问题，并提供解决问题的对策。

从世界范围来看，档案管理现代化发端于20世纪60年代档案管理自动化研究工作。

20世纪60年代初，国外一些档案工作者在计算机专业人员的帮助下，开始试用计算机管理档案，并开展了档案管理自动化研究，如美国、英国、法国、南斯拉夫等。

1972年，国际档案理事会设立了档案自动化专业委员会，负责研究、收集和交流各国档案管理使用汁算机的情况，并通过召开会议、出版书籍和开展培训等活动，对各国档案管理自动化起到较好的推进作用。

我国档案界于20世纪70年代末开始了运用计算机管理档案的尝试，至今已有三十几年时间，也取得了不小的成就。

我国计算机档案管理的发展，从时间进程上对以分力四个阶段：即调查论证阶段、初步实验价段、技术攻关阶段、网络化及其推广应用阶段。

调查论证阶段。

1979年开始，个别档案馆开始对计算机在档案部门的应用，进行了调研和可行性论证工作。

初次实验阶段。

1983年.有少数几个档案馆，使用计算机开发了档案管理实验性的应用系统。

开始了档案著录标引方法的摸索，着手制定档案著录标引的国家标准。

技术攻关阶段。

从1985年开始，档案部门攻克了计算机应用档案管理的―些技术难关，出现了一些比较好的档案目录计算机管理实用系统及应用结果。

目录数据已开始准备采用国家标准。

推广应用阶段。

1987年后，随着计算机软硬件技术的发展和档案管理自动化研究的深入，计算机在档案部门的应用，已开始向档案管理的各个环节扩展，档案管理软件系统功能也由“点”到“线”再到“面”，呈现不断提高与完善的趋势。

20世纪90年代以来，我同的档案管理现代化建设进入了快速发展时期。

90年代中期，现代化管理开始了网络化阶段;进入21世纪，则开始了以启动数字档案馆建设为标志的档案信息化阶段。

与此同时，我国档案部门还进行了现代化管理标准的制定与完善，如颁布了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《CAD电子文件光盘储存系统的一致性测试》等。

这将有力地促进我国档案管理现代化走上规范化的发展道路。

二、我国档案管理现代化的现状

近年来，档案管理现代化建设取得了很大成绩，如适合于机关档案工作的文书工作―体化管理系统已大规模应用，各档案部门已基本实现计算机自动处理的环节，光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段，档案计算机管理正逐步走向网络化等。

虽然我国档案管理现代化建设已经得到了很大的发展，但此项工作毕竟是一项较大的系统工程，其发展过程中仍存在着这样那样的问题，如不及时采取措施妥善解决，将制约档案管理现代化的发展进程。

三、我国档案管理现代化建设中存在的问题

1、档案管理现代化意识不强。

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。

档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。

1.1档案管理现代化的特点

档案管理现代化的特点是数字化和网络化。

数字化就是在档案管理过程中，利用各种现代技术，对档案资源的存储、加工、分析、整理等进行数字化的管理，如对档案资源进行数字化的整理、建立数字化的档案资源信息库等;网络化就是通过现代计算机技术和互连网技术，在档案管理单位内部实现网络化管理、档案管理单位之间实现档案资源的共享，以及用户对档案资源的检索等[1]。

1.2档案管理现代化的内容

首先，现代化的管理思想。

现代化的管理思想就是在档案管理中要做到与时俱进，及时更新档案管理的现代化管理理念，用现代化的管理思想和策略来武装自已，加强对现代化档案管理的认识。

其次，现代化的管理人才。

现代化的管理人才就是能够熟练掌握和使用各种现代化的科学技术和管理技能的专业人员，是档案管理实现代化的重要保证。

当今社会是一个科技高度发展的社会，现代化的档案管理人员如果只是掌握本专业的知识，已经远远无法满足档案管理的的需要，因此，档案管理人员必须要努力学习和掌握各相关学科的知识，而档案管理单位也要加强对现代化新型管理人才的引进和培养。

再次，现代化的管理策略。

现代化的管理策略主要就是通过建立健全各种规章制度，对档案管理实行现代化的管理，这是档案管理现代化的重要部分和集中体现。

最后，现代化的管理手段。

这是档案管理实现现代化管理的主要标志，主要就是在档案管理工作中，通过加大对现代化管理设备和管理软件的使用，提升档案管理的现代化水平。

1.3实现档案管理现代化的重要性

首先，实现档案管理的现代化是档案行业强化自身发展、实现自我突破的需要。

当今社会对对档案管理的需求越来越大，要求也越来越高，传统的档案管理已经适应不了它的发展，因此，档案管理单位只有用现代化的管理知识、策略和手段来武装自己，并逐步进行完善和创新，实现自我突破，不断提高现代化管理的水平，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。

其次，实现档案管理的现代化也是时代发展的需要。

在各行各业都实行高度现代化的今天，档案管理如果还固步自封，停留在原地不思进取，必须会跟时代脱节，最终被时代所淘汰。

档案管理的目的就是对档案资源进行存储和合理开发，使之更好地服务于社会。

随着当今社会的现代化程度的普及与提高，档案管理的现代化工作已经迫在眉睫，如何加快实现档案管理的现代化，已经成为档案管理部门研究的主要课题。

2.1加快对档案管理观念的更新，增强档案管理的现代化意识

观念的现代化是现代化档案管理的灵魂。

管理思想的现代化是实现档案管理现代化的重要内容，没有现代化的管理意识，就不能从根本上突破传统档案管理观念的限制，会对档案管理的现代化进程造成不良影响。

因此，在档案管理现代化的建设过程中，管理人员要努力解放思想，大胆地转变观念，不断加强自身的现代化意识，在档案工作在不断探索与创新。

2.2建立健全集中统一的档案管理机制

集中统一管理机制是实现现代化管理的的重要标志，档案管理只有朝着这个方向努力，才能真正实现现代化的管理。

我国目前的档案管理机制普遍处于比较分散的状态，使用起来很不方便，也不便于统一管理，要从根本上解决这一难题，就必须建立健全一个集中统一的管理机制，制定出科学、合理、高效的管理制度，以制度化的管理来保证档案管理技术的规范化与标准化，以及档案管理各种软件、硬件的选择与使用，把原来分散、无序的档案管理集中起来，统一纳入到现代化的档案管理系统中，使档案资源能够得到集中利用和共享。

2.3加强数据库的建设，推动档案管理现代化的步伐

数据库的建设是档案管理现代化的基础工作，也是实现档案管理现代化的根本。

由于档案资源的数量不仅多而且复杂，要把档案资源进行归类、整理并输入到数据库系统中，没有一套科学、合理的策略，是非常耗时耗力的，会严重影响到档案管理的现代化进程。

因此，必须要在原档案管理的基础上，进行分门别类的分级著录：对于内容单一、使用价值比较低的卷宗实行案卷著录;对于涉及内容相同的则实行组合级著录;对于涉及到重要或庞大、复杂内容的卷宗，则实行文件级著录。

这样一来，就可以减少一些不必要的著录环节，提高了数据库建设的速度，节省了大量的财力、人力、物力[2]。

2.4加大现代化人才的培养和引进，提高管理人员的现代化素质。

⑴建立完善的人才引进机制

在现代化的档案管理工作中，人是最主要的因素，管理人员的素质决定了档案管理工作的水平，通过建立完善的人才机制，加强对现代化管理人才的引进，使管理人员的素质不断提高，把各种现代化的科学知识与技术充分运用到档案管理工作中。

⑵加强对现有管理人员的培训，努力提高其综合素质

要通过各种培训策略，使档案人员能够不断吸收、消化各种有用的知识，掌握到更多有用的现代化管理知识和技能，努力培养出具有现代化管理水平的综合型、高层次的档案管理人才。

⑶档案管理人员要提高对自身的要求，以适应现代化的档案管理工作的需要

首先，档案管理人员要不断增强现代化管理意识。

在档案管理现代化的建设与发展过程中，档案管理人员要树立正确的档案管理思想和观念，以适用现代化档案管理的需要，依靠科学的管理理念，在实际工作中善于总结、勇于探索、不断创新，努力提高自身的现代化管理水平。

其次，档案管理人员要掌握各种有用技能，以调整和优化自身的知识结构。

现代化的档案管理工作，需要以多元化的知识结构为基础，因此，档案管理人员必须对知识结构进行优化与调整，不但要掌握系统的档案专业知识，还要还要掌握其他相关的现代化科学技术和管理知识，使自己成为具有多元化知识结构的复合型人才[3]。

2.5建立科学的决策机制，提高决策水平

实现档案管理的现代化，是一项综合性的系统工程，我国目前的档案管理工作正处于改革、发展的重要阶段，任务比较繁重，只有根据自身的实际情况，结合全局性战略发展的需要，从档案管理的需求、管理技术的运用和人力、财力、物力的综合调配等方面，集思广益，并进行综合的分析，避开出现决策的失误，以此来提高档案管理决策工作的科学性。

同时，要根据档案管理现代化建设的需要，制度远期的发展目标和方针政策，对档案管理的现代化进行科学的规划、合理的统筹，并对各种规范、标准等进行严格的审核和实施，从制方面推动决策水平的不断提高。

2.6强化档案管理的服务职能，不断拓宽服务范围

传统的档案管理模式一般只注重档案资源的`收集与管理，而忽略了对档案资源使用对象的服务职能，要实现档案管理的现代化，就必须转变这种被动、不思进取的落后模式，把档案管理的重点放到为个人、企业单位、事业单位提供服务方面来，使档案管理工作更好地为社会经济的发展服务。

3 结论

总而言之，实现档案管理的现代化，已经成为我国现代化建设中不可或缺的重要部分，也是社会主义现代化发展的必经之路，在档案工作中实行科学的现代化管理，不但有利于提高档案管理的工作效率和经济效益，还能在社会主义现代化建设中发挥出更大的作用。

参考文献：

[1] 崔爱荣.档案管理现代化浅析[J].职业时空，(1).

[2] 吴后琼.实现档案管理现代化的策略探讨[J].学理论，(4).

[3] 闰丽.谈实现档案管理工作现代化[J].中小企业管理与科技，(4).

新时期事业单位档案的数字化管理【2】

【摘要】目前，在信息产业经济的大背景下，通信技术、信息技术等以计算机辅助作业为首的产业技术体系得以不断完善，计算机所具备的强大功能价值及其技术辅助手段已经受到了人们的广泛认可。

所以，对我国的事业单位来说，要想在当前的信息产业时代得以长足且稳定的发展，那么就应当顺应信息时代的发展趋势，满足时代发展的要求，加强自身的数字化管理及信息化建设。

本文结合我国事业单位档案管理工作的目前状况，对新时期事业单位档案的数字化管理进行了简要探析，旨在推动事业单位档案管理效率的进一步提高。

【关键词】新时期;档案管理;事业单位;数字化

档案信息资源是一种事业单位、行政机关、企业等组织机构以及个人在工作、生活中的价值文献历史记录，可以说档案资源是信息含量丰富、价值含量高的一项重要的信息资源。

然而，就事业单位当前的档案管理来说，经常性的存在档案繁冗及积聚量大等理由，并且人员保管意识差、查找搜索效率低。

而随着以计算机、信息产业技术为首的产业化发展，数字化的档案管理模式所具备的价值、功能和作用日趋显现，并且受到了个人及社会组织机构的大力推崇，并且在日常的学习和工作中得以普遍应用。

所以，事业单位应当积极的响应信息时代的号召，结合自身的管理需求，来对数字化的档案管理予以实行且推崇，只有这样才能够使单位的档案管理工作变得更为数字化、现代化和效率化。

一、事业单位档案数字化管理的作用

(一)提高档案利用率。

正是因为以往传统档案基本上均在档案馆以及档案室存放、保管，并且绝大多数的档案载体都是纸张，这将在利用上带来不便。

而数字化档案管理则能够使档案利用者将所查找的档案更加准确、便捷的查找到，而且档案管理数字化的实现，还能够大大的消除空间上和时间上的束缚，以此推动档案利用率的提高。

(二)提高经济效益。

尤为迅速的社会经济发展使得庞大的信息量与滞后的办公方式之间有了尖锐矛盾的形成，过去采取的一直是粗放型的档案管理模式，也就是以办公费用和办公人员的增加来作为将此类理由解决的唯一手段，这便在很大程度上增加了事业单位的管理成本。

而富有现代化气息的档案数字化管理，则将以往纸质载体的档案转变为机读档案，不但使得占地空间得以节省，有效的节约了档案保管费用，并且使得档案的查阅更为迅速、方便，从而防止了资料反复印制所导致的人员浪费、纸张浪费，经济效益也由此得以提高。

(三)提高办公效益。

事业单位档案的数字化管理能够实现档案资料的及时归档，而且可以尽可能快的得以利用。

就人事档案管理而言，因事业单位有着相对较为繁多的管理对象，管理对象的流动性较强，比如员工调动、退休等，要想对这些变动及时准确的进行统计，要想对这些情况动态的加以了解，那么就需要借助于以计算机网络为管理媒介的数字化档案来将当期的情况准确反映出来，并且在查询档案数字化资料上也更加快捷简单。

由于档案信息的超时空流动，事业单位的档案库便由以往的保管文件实体的基地转变为提供信息的制约中心，事业单位的办公效益得以大大提高。

二、新时期事业单位档案数字化管理的强化策略

(一)树立档案数字化管理意识。

事业单位的档案管理人员应当尽快的将档案数字化管理意识树立起来，不断的学习新知识和新技能，转变档案管理理念，创新档案管理手段，摒弃滞后的档案管理模式，并且始终随着时代的进步及信息技术的发展来更新自身的知识体系机构，从而以良好的素质及较强的专业技术能力，高效率的将档案的数字化管理工作做好。

(二)实现文书及归档处理的数字化。

文书工作是事业单位尤为基本的一项工作，文书管理执行的好坏以及文书工作质量的优劣往往会直接影响到档案的整体成果。

所以，为了更好的适应事业单位当期的工作需求，事业单位便难以避开的要对大量的电子文件进行处理，并且发文处理过程还需要通过网络来进行。

所以，事业单位应当让拟稿人员在计算机中输入稿件，然后经过审核、签发、修改、盖章、分发以及归档的过程，来节省文书及归档处理的时间，最大限度的减轻档案管理人员的劳动负荷强度以及工作量。

(三)制定科学的管理体制及体系。

事业单位应当切实的根据具体的数字化档案管理特点，构建及制定出与自身实际管理需求、办公需要相适应的一个档案管理机制，这便需要事业单位充分的确保档案保密机制、档案工作制度、档案使用机制、档案安全机制逐渐的相互联系，以便于将档案一体化建设文章实现。

(四)提高档案信息安全程度。

应当严格的确保事业单位重要档案信息以及重要文件数据的网络使用安全，以此避开影响或者破坏档案信息的使用价值、文件数据的利用价值，促使单位再次将建设档案数字化的进程突破。

因此，事业单位应当在目前的档案数字化模式下，切实的立足于档案管理实际，全方位、多角度的做好重要档案及数据的备份、电脑软件的更新及杀毒、杀毒软件的安装以及后续防火墙的访问设置及维护等诸多工作，以此防止因意外情况的出现所导致的损失。

另外，事业单位还应当想方设法的做好档案文件的保密工作，要对数字化档案管理机制加以实行，确保档案数字化建设能够真正的遵章办事，大幅度的提高档案信息的保密安全程度，从而减少人为破坏文件、意外事件破坏文件的发生几率，最大限度的保证系统、档案及重要文件的使用安全。

三、结语

总而言之，在新时期、新时代的发展背景下，事业单位应当从自身的管理实际出发，尽可能满足网络信息时代的发展需求，持续不断的强化档案数字化建设及档案信息化建设，彻底的摆脱传统纸质档案的管理的工作负荷，提高档案的价值及功能，充分的将档案价值体现出来，推动档案信息职能的转化以及信息采集、管理的实现，推动事业单位档案数字化管理水平的提高。

参考文献

[1] 李坤.当前事业单位档案的数字化管理[J].科技致富向导，(20).

[2] 张薇.试论事业单位档案数字化建设与管理[J].东方企业文化，2012(24).

摘要：档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。

本文就当前我国高等专科学校档案管理存在的问题及对策进行了思考，对社会主义各项事业的建设具有十分重要的指导意义。

关键词：档案;现代化;管理

1 档案管理存在的问题

1.1 档案管理手段落后。

幼儿档案管理现代化构想

幼儿档案真实地记录着每个幼儿的成长变化，建立健全幼儿档案，可以更好地为幼儿园教育教学、卫生保健，为幼儿园的改革和发展提供翔实的、具有说服力的材料依据，是幼儿园综合档案中极为重要的一部分。近几年来，在教委的统一组织领导下，很多幼儿园都建立起了档案室，在档案的收集、归档、整理、装订等方面都达到了规范、整齐、统一的要求，使幼儿园的档案管理工作走上了规范化的道路。但是从目前幼儿档案的管理来看，还存在着一些问题，如内容单一、方法陈旧、利用率低等。随着社会的不断发展，幼儿教育事业的不断进步，对幼儿档案的管理也应提出更高的要求，逐步达到科学化、现代化，使幼儿园在激烈的竞争中立于不败之地。

那么如何建立健全幼儿档案，实现幼儿档案的现代化管理呢？

一、实行档案信息微机化管理

传统的幼儿档案管理往往存在着零散、不系统的问题，比如，幼儿入园基本情况登记由分管领导负责，幼儿卫生保健、预防接种、每年查体情况由保健大夫掌握，而幼儿知识技能、智力发展等情况又属于班级教师责任范畴，幼儿各种费用的缴纳情况归会计负责，即使最后将幼儿档案材料归入综合档案室，但也是一个孩子至少三种档案，不便于查阅利用。幼儿入园或退园时，家长往往楼上楼下从这里跑到那里，那里跑到这里才能办完手续。因此，要改变这种分散的管理模式，建立统一的档案管理体系，即材料的收集要分工负责、落实到人，及时移交、及时入档，然后有档案管理人员统一管理。在做好纸质档案管理的同时，实行幼儿档案的微机化管理，把所有信息全部输入计算机，在幼儿园内实现工作人员之间数据共享，以方便查阅，简化办事程序，提高工作效率。当然也可以由各种档案的形成部门完成档案信息录入工作。为了确保数据的安全，注意把共享数据设置成“只读”，密码由录入人员掌握，其他人员只有查阅的权限。

二、建立综合全面的幼儿档案

目前的幼儿档案内容少，一般以幼儿基本情况和卫生保健（主要是幼儿入园和每年查体情况）为主。对幼儿档案进行现代化管理，必须建立综合、全面、翔实的幼儿个人档案，具体应包括以下几个方面的内容：

1、幼儿基本情况：姓名、性别、年龄、班级、幼儿父母亲年龄、工作单位、电话号码、E－mail、家庭住址等等。这部分档案可由园长办公室人员具体负责。

2、幼儿身体发育情况：入园查体记录、每年查体情况（包括：既往病史、过敏史、身高、体重、血型、血色素、牙齿数目及是否有龋齿），此类档案主要有保健人员负责完成。

3、成长记录：包括所在班级每个幼儿的学习情况、兴趣、爱好，特长以及参加活动的情况、获奖记录、突发事件等，主要有幼儿所在班级的保教人员共同完成。

4、园外情况记录：幼儿的生活范围主要是家庭和幼儿园两个场所，因此要全面、真实地了解孩子各种发展状况，仅仅靠幼儿园单方面的评价是不够的，要让家长参与对幼儿的发展评价，可以用定期发放表格的形式，把家长的意见写进档案，特别是幼儿在家里的生活、学习、交往等情况，这样不仅对孩子的评价更为客观，同时也便于教师全面地了解幼儿，做到因材施教，从而实现互动式的幼儿档案管理机制。

总之，随着社会对幼儿教育的重视程度，家长对幼儿教育的要求也越来越高，有必要把幼儿健康、语言、社会、科学、艺术等评价指标一并设计其中，把教师、家长对孩子每项指标的评价情况一并纳入到幼儿档案，建立起丰富全面的.幼儿综合档案，有利于教师和家长共同配合做好幼儿教育工作。

三、扩大服务范围，改进服务方式。

档案工作的开展归根结底是为社会发展服务的，幼儿档案也不例外，它的主要功能也是服务。从服务对象看，表现在三方面：一方面，服务于教师。一是便于教师了解幼儿基本情况，出现突发事情能够及时与家长联系。二是便于教师纵向观察记录孩子综合素质的发展，做到因材施教；另一方面便于幼儿园保健大夫全面地、纵向地掌握幼儿身体发育状况，跟踪记录幼儿成长过程，为合理膳食营养提供依据。第三方面方便家长全面地了解幼儿在园情况。这一点目前是个薄弱环节，以后要着重做好对家长的服务工作。幼儿园可以建立自己的网站，把幼儿的档案信息发布上网，让家长在办公室或家里就能浏览到自己孩子的档案信息，了解孩子在幼儿园的学习和生活情况。特别是孩子的兴趣、爱好和特长记录，家长可以根据教师的建议有针对性地对孩子进行重点培养。

当然在档案的管理工作中还要注意做好保密工作，另外上网的信息要经过慎重考虑，如家长的一些个人信息和幼儿的缺点方面的内容，不易在网上发布。

四、实现档案的不断更新

幼儿是发展的，其档案也应是不断变化的。如果把幼儿档案看成一成不变的“死”材料，势必会影响孩子的发展。幼儿档案微机化则可以实现档案的动态管理过程。它可以从孩子入园时便开始记录，以后每学期进行一次全面记录，平时也要根据情况不断更新档案的内容，从而实现每个幼儿的三年跟踪记录，形成一套完整全面的幼儿个人档案。对个别情况特殊幼儿还可以建立专门档案，适当增加记录项目，把“死”材料变成“活”档案。

档案微机化管理对幼儿园档案管理工作者提出了更高的要求。教育部门的幼儿教师经过计算机全员培训掌握了一定设计程序，如PROFOX数据库，可以利用它设计语言编写出编目程序，将档案条目输入计算机，形成数据库，自动完成档案的编目工作，从而实现一次输入多次输出。为了适应档案现代化管理的要求，幼儿园档案管理人员还要加强计算机网络知识的学习，如网页的制作、发布与管理，防火墙的安装、信息的加密等，积极研究计算机网络档案信息的存储、加工、管理、开发、利用等新技术，以适应幼儿园档案管理工作的发展需要。

麻雀虽小，五脏俱全。幼儿园虽然只是一片小小的天地，档案工作也是幼儿园改革和发展必不可少的一项工作，虽然起步晚，但起点并不低，因为我们的起步赶上了信息时代，很多机遇等待我们去把握，我们定会在幼儿园档案管理的天地里大有作为。孩子是祖国的未来，我们做的是为未来奠基的事业，或许明天的诺贝尔奖获得者正是从我们这里起步……憧憬未来，我们应充满信心！

档案管理现代化分析论文

【摘要】随着社会的不断进步发展，档案管理的现代化刻不容缓，然而在管理过程中依然存在许多问题，例如现代化普及程度较低、档案的管理者较少以及政府对档案的管理制度仍存在漏洞等一系列有待解决的问题，这些都要靠提升档案管理的现代化来实现，对多元化人才大量招纳，增强对档案管理的现代化的管理手段，实现达到效率高、业务强的目标。

【关键词】档案管理；现代化；措施建议

一、档案的现代化管理含义

关于对档案的现代化管理，其基本含义是指通过使用现代计算机管理技术，根据管理层面的科学指导，借助先进的设备来改变传统的档案管理问题，最大限度的发挥管理者的专业知识，加快档案的整理速度，可以借用计算机的智能化来代替部分人工操作，例如对文档的信息检索、打印、修改等程序。[1]与此同时，还可以使用计算机的人性化功能对档案进行错误诊断与保护、对重要的文案进行复制留档等。对档案进行现代化管理，可以最大程度的节省时间，提高工作效率，并且计算机的信息储备量远远超出人的大脑，能够很快地提供需要的信息。档案的现代化管理主要涵盖三个方面的内容：首先是使用先进的科学技术来保护档案，将档案的寿命最大限度的.延长；其次是将档案的信息通过现代化技术对外传播，进一步实现信息的公开化。透明化，为广大群众服务；再就是通过档案的现代化整理，可以得到压缩的电子文档，由此来实现文件的快速发送与接收，有助于管理者方便快捷的整理档案。[2]

二、档案的现代化管理中有待解决的问题

1、档案的管理手段不够规范

在对档案进行管理操作时，程序的规范标准问题要放在首位，这也是对档案进行管理的重要条件之一。在上个世纪后期，我国制定了有关档案文件的法律条例，这一制度的颁布使得我国档案的规范性提升了一个等级，但档案本身具有乱、杂的特点，档案的管理程序更是错综复杂，分散性与杂乱性使其主要特征，再加上传统的档案管理手段不灵活，使得不同的档案运用不同的手段来整理，各自解决，不同的单位部门经济基础也有一定的差异性，所用机器自然也是各不相同。虽然社会不断进步，但是至今仍没有研发出国际统一的档案使用软件，对档案的规范性管理具有一定难度，再这样持续发展，档案越来越多，将会给现代的档案管理造成重大难题，使档案管理停滞不前，所以说档案的管理规范性还有待提升。

2、缺少高级档案管理者对档案进行管理的人员分为三类：辅助、专业与高级管理者。高级的管理者是指拥有十分专业的管理技术、文化水平以及政治导向，对档案的管理程序也相当熟悉。从当前来说，高级的档案管理者并不多，且随着档案管理工作的日益繁重，对管理者的要求也随之提升。在管理者的人群中，能够真正掌握档案操作程序的高级管理者屈指可数，这部分人员文化程度偏低、素质水平不高且对档案的现代化管理模棱两可，新技术在他们中间进行推广存在一定难写，影响档案管理工作的顺利进行。

3、对档案的重视程度不足

我国对档案的管理不够重视，主要体现在投入经费较少这一层面。档案的管理意识还未能深入民心，因此政府并没有拨出大量款项用于档案的现代化管理，这一行为导致部分单位未能置办现代化管理机器，造成档案文件不规范、分散化。

三、达成档案现代化管理的措施建议

1、增强档案管理的规范化

规范管理成为档案现代化管理的首要条件。在科技高速发展的今天，档案信息的传播沟通更加需要管理的规范化，像数据文件的传输接送都建立在现代化的基础上。在规范管理档案工作的实施过程中，难免出现这样那样的问题，造成档案的不规范管理，所以在制度的修订过程中，要考虑到各级单位和管理人员的具体情况，保证规范管理的真正实现。

2、现代化管理者的全方面培养

要想实现档案的现代化管理，就要从培养全能的档案管理者入手，引导管理者学习科学的管理方法，将提升管理者素质放在第一位，选择录用文化水平程度较高的管理工作者，不断地通过各种方式来进行岗位培训，健全档案负责人员的专业知识，将现代化的操作程序慢慢渗透到员工的日常工作中，提升管理者耐心、细心为群众着想的品德，使档案管理者尽快发展成为全能的高级人才，促进我国档案的现代化管理工作。

3、重视档案的现代化管理工作

在现代化的新形势下，政府也应提升对档案管理的重视力度，充分调动可利用的资金来完善档案的管理设备，积极配合相关的档案部门进行新手段的研发使用，保障档案的现代化管理顺利进行。[3]再就是单位对档案的管理工作也应加以重视，按规范的制度来配置档案管理工作需要的设备，提升管理工作的信息化，加快推动档案的现代化，从社会到单位的各个方面对档案的管理工作进行保障。

四、结论

综上所述，要想实现档案的现代化管理，对档案制度的规范、档案管理者的培养、档案管理的重视是必不可少的。完成档案的现代化管理工作，是保证我国档案准确性的一大前提，同时也是给档案管理者出的一大难题，相信在国家与社会的共同努力下，档案的文化事业可以健康稳定的不断发展。

参考文献：

[1]张记铭.《浅析档案管理现代化》.黑龙江对外经贸,2010年第5期.

[2]罗秀梅.《浅谈档案管理现代化》.黑龙江科技信息.

[3]赵燕平.《档案管理现代化探析》.兰台纵横,2015.5.

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