公函写作格式与要求

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作文大全
2024-06-23
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下面是小编整理的公函写作格式与要求，本文共7篇，欢迎您阅读，希望对您有所帮助。

公函写作格式与要求

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

首部

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

正文

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头

主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体

这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是洽谈工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

3、结尾

一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

4、结语

通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的'函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

结尾落款

一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

注意事项

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

函，即信;公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

【范例】

关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的`函

湖北省人民政府：

现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

“中山舰”是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加“保卫大武汉会战”时被日军炸沉。尽快打捞“中山舰”，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

由于“中山舰”在广州的时间长达，且围绕“中山舰”的几次主要历史事件都发生在广州。因此，“中山舰”是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函.希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞“中山舰”，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究.提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。

专此函达，请答复。

广州市人民政府(盖章)

XX年x月X日

函的标题、字号和主送机关

1.函的标题

作为正式公文的函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容(事由)、文种组成。较完全的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》等。也可以采用省略发文机关名称的写法，如《关于请求批准××市节约能源中心编制的函》。

2.函的发文字号

公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。

3.函的主送机关

函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况。

函的正文

1.发函缘由

这是函的开头部分，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。这部分结束时，常用一些习用的套语转入下一部分。

2.事项

这是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。

3.希望请求

这是结尾部分，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。

函的写作要注意用语的分寸，因是平行文，语言要平和礼貌，但要避免阿谀逢迎。还要注意针对性和时效性。

单位调档函范文

调档函

单位：

兹有我单位同志，因工作关系需将本人的档案调至我单位，请贵单位予以接洽配合，为盼!

(公章)

年月日

调档函

单位：

兹有我单位同志，因工作关系需将本人的档案调至我单位，请贵单位予以接洽配合，为盼!

(公章)

年月日

调档函

(一)含义、功用和性质

“函”，是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文文体。

这里的“函”，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档;与日常事务中的“便函”，像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。

(二)类别

1.商洽、询问、请求批准的。

2.知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。

3.答复问题、回复请求的。

前两种是主动发出的，叫“发函”，后一种是受动答复的，叫“复函”。

(三)格式和写法

“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。

1.函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。

2.标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。

3.上款：受函机关或领导人。

4.正文：“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予×x是荷”，“望能同意”;“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“×月×日××号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。

5.下款：发函机关，年月日，公章。

6.函尾：抄送机关。

(四)草拟公函应注意的问题

1.中心明确，不绕圈子。

2.因由清楚，不讲空话。

3.讲究礼貌，不来客套。

(五)例文简析

文秘公函例文1：

关于拟派×××同志赴香港培训的函

××工委：

我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师×××赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。

妥否，请函示。

附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)

× × 部

一九八六年×月×日

简析：

例文l是商洽工作请求批准的“发函”，因为不相隶属而又是主管单位，所以用“函”。正文只四句话。前三句为一段，说明原委及条件，后一句另起，很有礼貌地提出，要求批准。写“请函示”“请电示”皆可，因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。

例文2(见下页)：

国家档案局办公室、轻工业部办公厅关于推荐两种圆珠笔油墨用于书写文件的函

各省、自治区、直辖市党委和人民政府办公厅、各省、自治区、直辖市档案局、档案馆，中央、国家机关办公厅(室)，中央档案馆、中国第一、第二历史档案馆：

1983年5月30日，国家档案局就两种圆珠笔油墨可以用于书写文件的问题，向中央办公厅、国务院办公厅作了报告，两厅领导批示同意。现将报告转发给你们，请研究并逐步推荐使用322(黑)、424(纯蓝)油墨灌注的笔芯，以利今后档案的耐久保存。其中，用322黑油墨书写的文件，更适合复印和缩微摄影。

关于两种圆珠笔芯的生产安排、商标设计等事项，轻工业部一轻局已于1983年12月9日函告有关单位，现将一轻局的函一并发去，供参考。

附件：1.国家档案局《关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件的报告》;2.轻工业部一轻局第22号函。(略)

国家档案局办公室轻工业部办公厅

1984年元月24日

简析：

文秘公函例文2是知照性发函，主动告知事项而不必复函的。标题三部、发函机关、事由和文种。上款收函单位多个用笼统式写法配合具体单位。正文，主动告知关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件事情的来龙去脉、推荐使用，将报告批件转发去;接着两种圆珠笔芯的生产、商标等事项由生产主管部门函告有关单位，将函一饼转去。结论为“供参考”，很得当。把两份文件作为附件，注明在函末。最后是落款、单位和日期。

文秘公函例文3：

国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给XX省人民政府办公厅的复函

XX省人民政府：

一九八。年六月三日电悉。关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问题答复如下：

一、县以上地方各级人民政府都悬挂中华人民共和国国徽。

二、省、自治区、直辖市人民政府悬挂的国徽，直径为八十公分;自治州、县、自治县、市、市辖区人民政府及地区行政公署悬挂的国徽，直径为六十公分。

三、县以上各级人民政府悬挂的国徽由国务院统一制发。

四、国徽一般应悬挂于机关正门上方正中处。

五、县以上地方各级人民政府的建制，由于行政区划的改变等原因而发生改变时，应将不需要的国徽缴回制发机关。

六、县以上地方各级人民政府应在机关正门挂出写有机关法定名称的牌子。行政公署挂的牌子上不冠省(自治区)的名称;自治州、县、自治县、市人民政府挂的牌子上不冠省(自治区、直辖区)的名称;市辖区人民政府挂的牌子上冠市的名称;民族自治地方人民政府挂的牌子上应书写汉文和当地通用的民族文字。

牌子的大小根据建筑物的大小确定，不作统一规定。牌子为白底黑字，可以竖写或横写，由县以上地方各级人民政府自行制作。

中华人民共和国国务院

20xx年x月x日

简析：

例文3是“复函”。正文开头写来电已悉，概括指明请示询问的内容，即针对答复的范围，以“答复如下”引出答复的主体，主体分六方面完备地说明了涉及事项的政策、规定。前五条关于悬挂国徽的，包括哪级政府悬挂，哪级挂多大的，由谁制发，挂在何处和建制变动如何处置。第六条答复政府牌子的写、挂、制作问题，是标题上“等问题”的内容。答复已完，函文亦止。

(通用公文部分，选录自孙乃沅：《干部写作讲义》，中央党校出版社1986年版与】9版.个别地方作了调整修订)

在机关应用文章的三类中，除专用公文是在专门机关、领域中使用外，一般机关里用的就是通用公文和日用公文。而日常处理公务时，不可能也不必要时时、事事正式发文、使用正式公文，而更多的是使用处理日常事务、交流信息情报的简便的日用公文，即“机关日常事务文书”。要说明的一点是，这里并不是指有以机关名义发的，有以机关的办公厅、办公室名义发的等，像“中发”与“中办发”，“国发”与“国办发”等等，它们都是正式公文;而是专指另外一类机关应用文体。这一类应用文章在机关中使用频率高、作用广泛、手续简便，在文字工作中占很大比重。使用得当、写得好，有助于提高效率、推动工作;粗制滥造、作表面文章，往往会堆成文山，成为费时无益的“肮脏的废纸”，甚至成为官僚主义、不正之风的藏身之地。现在有很多干部不大重视这些日常事务文书的写作，不用心、不把关，把滥写滥发视为当然;又认为它没有学头，没有写头，觉得谁都能对付、不肯刻意为之，写出来也就没有看头了。其实它在机关工作中具有重要作用和独特的意义，领导干部和文秘干部必须懂得它，把握它的特殊规律、写好它，让它在机关工作中充分发挥作用。

关于拟派___赴香港培训的函

__工委：

我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师___赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。